你也「在家上班」了嗎?請先搞懂這4個遠距工作盲點

你也「在家上班」了嗎?請先搞懂這4個遠距工作盲點
作者:侯冠州
攝影:蘇義傑
日期:2020-04-14

不少企業紛紛祭出「遠距工作」模式對抗新冠肺炎,但仔細觀察職場生態,在家工作可沒那麼簡單。仍需企業與員工互相包容,學習適應這股新潮流 。首先,遠距工作從原本大眾認為的特殊待遇,變成一種「建議」、甚至是「不得不」的工作模式。

「遠距工作是工作模式的改變,生產力也會變,」勤業眾信聯合會計師事務所風險諮詢服務營運長吳佳翰分析,人們害怕在社群、團體中被邊緣化,偏偏遠距工作是獨立運作,鮮少和同事碰面,容易導致個人的疏離感快速提升。

盲點1〉疏離感提升,易影響士氣 

對坐辦公室的員工而言,茶水間往往是私下交流、培養感情的好所在。

根據勞委會職訓局「全國就業e網」調查,茶水間不僅是上班族掌握公司訊息的重要場所,也是工作壓力釋放、跟同事增進感情的場域。可是,遠端工作者每天最常見到的是手邊的電腦和通訊設備,儘管和同事們聯絡不難,但總是少了聚在同一空間、面對面閒聊的共感。

「其實就像出差,」勤業眾信聯合會計師事務所風險諮詢服務副總經理林彥良指出,有會要開時露臉,沒會議就進行視訊通話:「公司會有很長一段時間看不到你,你也會有很長一段時間看不到同事,組織發生了什麼事也不太知道。」這種疏離感可能會隨著時間愈加明顯。

因防堵疫情擴大,許多企業開始嘗試在家上班及分流工作模式。圖/因防堵疫情擴大,許多企業開始嘗試在家上班及分流工作模式。

事實上,在辦公室的同事也不會時時注意彼此有沒有認真工作,而是醞釀一種團體參與的感受。當某人提出意見、開些玩笑,周遭的人即便簡單的表情或動作,都能即時得知他人的反饋。「當你是遠端工作者,這一切都看不到,除非整天和同事開視訊,」林彥良說。

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水能載舟、亦能覆舟,遠端工作雖可快速開發日常工作能力,讓員工能隨心所欲在各處上班,但久而久之,也可能讓人變得與世隔絕,感到孤獨。

盲點2〉全靠自律?效率打上問號 

「左邊是床,右邊是貓」雖是在家辦公的一句玩笑話,卻精闢點出這個模式的大難題──自律。

提到遠距工作,管理者最常問的就是:「員工私下究竟在做什麼?」勤業眾信聯合會計師事務所風險諮詢服務副總經理劉婉蓉直說。不易掌握工作狀況,這是多數老闆對遠距工作抱持的懷疑。有些反對在家工作的管理者就認為,家裡令人分心的事物和誘惑太多。

有個實例是,大陸某企業員工參加電話會議,背後居然出現韓國人說話的聲音;原來是忘記關閉正在播放的韓劇。短短的小故事,清楚點出確保遠距辦公效率的難處。

正因如此,管理者才想把所有人放在同一空間。「員工在不同的工作環境下,會因不同個性產生不同工作結果,而集中管理最方便,」吳佳翰指出。反之,遠距工作處在一個沒有監督的環境,員工能否調整至最佳的工作狀態?是維持效率的關鍵。雖然多項研究都表明,遠程辦公會比在辦公室的生產效率更高,但不是每個人都有良好自律能力。

遠距工作模式需要不少配套措施。圖/遠距工作模式需要不少配套措施。

因此,遠距工作者要有一定的自我管理和獨立運作能力,才能和主管、同事建立信任感。「在家工作的人要很能自律才行,因為人就是有惰性,」訊連科技營運長古媄君補充。

盲點3〉距離變遠,影響團隊凝聚力 

另一痛點在於團隊合作。許多企業習慣聚在一個空間,一有事就可當面溝通。員工有事情要找老闆、同事討論,還是習慣使用電話,或直接站起來、走到座位前。

而遠距工作的距離變得更加遙遠,因此團隊溝通與合作,並不如想像容易。《成功在家工作》(The Work-at-Home Success Bible)作者特魯克絲(Leslie Truex)便指出,溝通和協調是遠距工作最大挑戰。「要弄清楚老闆或其他經理的意圖、工作分配,必須不斷反覆發送E-mail。」

遠距工作的模式裡,每個工作者都是獨立個體,視訊會議也都是事先安排,互動機會減少,團隊關係會在不知不覺間變淡。當團隊人員互動愈頻繁,愈能了解各自習性和做事方式,默契就能自然而然建立,產生更好的團隊效率與合作品質。

吳佳翰建議,即便是遠距工作模式,不論是線上、線下的團隊活動還是要經常舉行,員工才會覺得即便分散在各地,仍舊能感受到來自團體的「溫暖」。

圖片來源:達志影像圖/圖片來源:達志影像

盲點4〉都用網路?資安挑戰更大 

最後,遠距工作也凸顯了資安問題。

在辦公室用公司的設備和網路,通常有一定的防護措施。但遠程工作可在任何地方(包括家裡、咖啡廳、飯店等)上線,可能連接到不安全的網路,無意間丟失重要機密。「譬如,有些人的E-mail會收到一則關於新冠肺炎在全球的分布圖,但其實是惡意釣魚信件,只要點進去,就被駭了,」林彥良舉例。

對此,企業啟用遠距工作前應注意:網路環境安全、個人設備監控、外在資料保護、工作平台機密性這4大要點,才能順利實施、同時確保資訊安全。

因為席捲全球的新冠疫情,不進公司的遠距工作模式再度受到重視。可是,多數上班族還是依循原有工作模式、不容易立刻適應。在採用遠距工作作為防堵疫情的應對措施前,也要謹慎面對背後帶來的新挑戰。

關鍵字:趨勢
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